庫存 每次都要再清點才清楚數量

大綱:

  1. 中小企業常見庫存管理的困擾
  2. 庫存管理重點
  3. 系統資訊化管理
  4. 案例分享

中小企業常見庫存管理的困擾

中小企業人力有限,管理庫存卻越做越忙,因為經常需要重工統計、料帳不符、不曉得該怎麼抓最適庫存量、一物多料號怎麼規劃管理、先進先出該怎麼控管…

在我們多年企業輔導的經驗中,發現許多企業的營業額提升了,人員部門逐漸擴增,銷售的品項、品號越來越多,卻還在延用剛創業時Excel管理庫存…

企業要成長,管理方式也要改變!公司有以下這些症頭嗎?

【業務】的困擾:

回覆客戶交期後才發現庫存不足做不出來,成本不精準,報價一團亂,毛利被吃掉

【採購】的心聲:

訂單預測及庫存數量失準,不斷叫料卻不斷缺料,成本也無法精準掌握

【生管】的嘆息:

紙本記錄公司庫存,資訊不即時又易錯,停工待料狀況不斷發生,永遠無法準時出貨

最後…苦主老闆:「明明都請人了,倉庫裡滿滿的庫存,庫存一直不準確、一直喊缺料、無法出貨…」,存貨是資產項目,當無法銷售出去轉換成現金時,相關的管理費用上升,連帶影響營運風險也同步增加,例:資金斷鏈、庫存都是舊貨無法供應新貨給客戶、倉庫沒空間再進貨、庫存價格跌價…

庫存管理重點

若站在財務的角度來看,可以透過【存貨週轉天數】了解存貨銷售變現速度,也就是貨進入倉庫,平均幾天才能銷售,若存貨週轉天數就越短,代表存貨流通的速度越快、公司沒有存貨呆滯的壓力、並因銷售而有更多的資金可以運用,營運風險也較低。此外,每天應透過「庫存明細表」檢查庫存是否有負數的問題,藉此找到異常的資料之後,去了解該品項是否沒有入庫就做出庫了,或是漏打單,再搭配「庫存明細帳」,逐筆核對異常品項的出入庫狀況,以確保庫存數量的正確性。

顧問團隊也為您整理中小企業較為常見的庫存管理重點如下:

系統資訊化管理

落實標準流程SOP,避免每個人紀錄方式內容有不同而有誤差,透過簡易明確流量助力企業快速掌握庫存、順暢接單、採購、生產各項關鍵程序,才能快速掌握庫存數量。

案例分享

岡華實業有限公司創立於1983年,從草創初期的上游材料提煉(鑄造)跨入加工領域,而後轉型為邁向加工門檻更為精密的航太領域,目前主要營業項目為100%純代工客供料,導入系統後希望可透過ERP協助計算成本,讓高層了解目前產品的成本與利潤,進而建立一套資訊平台及時整合廠內資源。

公司初期,內部是透過EXCEL、WORD進行溝通,隨著業務量與人員逐漸增加,Office套裝軟體已不敷使用,希望可以透過系統有效率的管理廠內庫存與成本。

系統資訊化所帶來的投資效益

1. 掌握採購進度,縮短結帳時間

  未導入系統前,採購與生管人員常為了產銷會議,得核對採購單與盤點各委外加工廠與廠內的庫存與進貨數量。甚至月底還必與廠商對帳,統計當月進貨量。

  導入Smart ERP後,僅需定期追蹤未進貨的品項、月結前針對系統有異常的品項進行排除,突發狀況也僅需對較緊急的品項進行追蹤,再透過應付憑單批次結帳作業一次性結帳,無需與未導入統統前,耗費大半人力與時間去核對、盤點。

2. 庫存即時查詢,縮短採購時間

  未導入系統前,為掌握當天原物料及半成品的庫存數量與使用情況,廠內必需等到當天人員下班後,指派人員進行庫存量的盤點,廠外則請加工廠商定期回報。

  導入Smart ERP後,要求人員每天完成製令單、生產入庫單及委外進貨的登打,人員領料時,需登打領料單,做到反走過必留下痕跡,讓所有資料有跡可尋。經過幾個月的庫存月結及成本結算驗證,建立起人員建立單據習慣,達到庫存準確率100%的專案目標。

3. 得知實際成本,接單即可算出各訂單利潤

          未導入系統前無法得知成本,為了獲得成本資料,得花費非常多的時間去蒐集相關數據,收集的數據還不一定正確。導入系統後,除了即時得知每張製令的成本外,還可以得知當月各項產品的生產成本。

4. 可透過報表得知每月的營運狀況

  老闆可透過系統產出損益表,得到當月經營績效,也可分析當月花費的占比。

岡華實業希望除了提升企業本身競爭力之外,也期許與客戶共同追求業績持續成長,進一步達到互利互惠共同體。