大綱：

1. 中小企業常見困擾
2. 進銷存管理重點
3. 系統管理效益
4. 案例分享
5. 中小企業如何找到最適合的進銷存管理系統

中小企業常見困擾

中小企業一直是台灣的經濟命脈，台灣的競爭力是隨著中小企業越蓬勃發展而呈正比，然而中小企業可能營收不斷成長，但通常淨利可能會被人事管銷成本給稀釋，故人力成本與員工人數都需控管，所以一般中小企業在人力有限的情況下，每位人力都要發揮最大的價值，在工作效率勢必是管理關鍵，但在鼎新顧問團隊多年企業輔導數位化的經驗中，發現許多企業的營業額提升了，人員部門逐漸擴增，銷售的品項、品號越來越多，卻還在延用剛創業時Excel彙整或人工手寫的方式來管理庫存…在此先聲明EXCEL不是造成困擾的主因，因EXCEL當時的目的是為了能讓進貨、銷貨透過公式更新庫存，能隨時查閱庫存量，的確是有它的效益在，當企業為了成長，開始要掌握更多的數據真相進而分析，例：最熱門的商品、利潤最好及最差的產品、各通路的分析、歷史售價與成本…等，因此常常需要重工統計EXCEL資料產出所需的報表。

除此之外，企業常常面臨帳面與實際庫存數量常常有出入，也就是俗稱的庫存帳上與實際不符，若為了要一致，可能需要經常進行人工費時盤點，甚至必要時還要常常進出倉庫確認實際數量，避免缺零件導致無法生產或買賣業的商品缺貨，造成無法出貨的災難…

進銷存管理重點

進銷存故名思義是指：進貨、銷售、庫存的三大基本管理，不管是製造業、買賣業的營運上重要的一環；接著再進一步說明為什麼需要系統的管理，因為營運流程絕非只有進行三個流程，進銷存管理系統是指營運每個流程所組成的管理模組，例：訂單管理模組是針對企業流程中的報價、接單、出貨、退貨的管理，每個流程依實際發生日期建立，並且在接單後要出貨時可以使用轉單的方式自動產生銷貨單而不必重工，甚至遇到庫存不足需要分批出庫時，可以讓系統記錄剩餘多少庫存未出而未結案同時更新現有庫存的記錄，該記錄也可從報表中直接產出不必人工製作報表。若接單時，遇到需要直接採購也可使用轉單的方式讓訂單複製為採購單提升效率…這些相信都是每家ERP進銷存的基本功能，那麼，企業應該怎麼選擇適合的進銷存管理系統呢？甚至，公司早就有使用進銷存管理系統卻一直無法達成初衷目的。

系統管理效益

透過進銷存管理系統讓每個管理模組彼此間相互串聯，並共享單一資料庫，當員工離職時，也可以快速接手掌握現況，不用擔心EXCEL各管各的，當員工請假時還要交接說明自己的管理方式，也不用擔心透過雲端EXCEL大家自行修改不小心誤改誤刪資料，最重要的是可以累積大數據以利分析經營狀況，也不用常常為了統計又要花時間製作報表，還要區隔給客戶看的、給公司內部看的內容。

列出3項基本管理效益重點：

1、擺脫EXCEL紙本管理需常重工統計的困擾並提升效率

2、標準化管理流程，員工離職不用擔心怎麼承接

3、管理者更快速掌握營運現況與數據，做為決策依據

但是，每家公司即使是同業，管理的流程及細節都不同，若量身打造的客製系統成本又太高，所以該怎麼選擇適合中小企業套裝軟體，又不失彈性，甚至可以有專業的顧問團隊引導在取得管理者的管理想法後，在系統專案導入時期的每一個階段協助企業進行數位化，甚至是更換系統時怎麼進行順利轉換、系統是否有隨著時代的進步而功能升級、廠商是否永續經營避免成為軟體孤兒、進銷存系統能不能隨著企業茁壯不必更換系統即可擴充更多管理模組(例：財務管理、行動手機即時掌握機台與生產出貨進度狀況、線上簽核、電商平台接單管理…)都是企業所需要關注的重點。

案例分享

案例一、啟動二代接班 以數據管理為底做精準決策

導入鼎新SmartERP所帶來的改變：

1、提升企業價值以及節省時間和人事成本。

2、ERP系統本身内建報表幫助管理階層快速了解進銷存相關資料，大幅降低將資料從舊系統轉抛至excel再以人工的方式整理的時間，舊系統的處理方式不僅費時、對數據精準度也有落差。

3、相較於以前，新進員工需要在職員工手把手協助講解系統使用方式。鼎新幫助我們提升訓練品質，以及協助新進員工更快速的上手系統操作流程。

案例二、善用數據分析 即時掌握門市現況

志遠書局創立於1988年，深入服務台北市各大醫院、診所、國術館，並將其擴大服務至一般消費者。以前透過書寫方式，手抄當日所販賣的書籍名稱與數量，由於使用的是紙張故保存相當不易，後來導入進銷存系統，體會到舊系統僅能記錄單據，導致人員要花很多時間重工的整理販賣書籍與醫療耗材的資料，而且也無法整合門市所使用的POS系統，要知道，現在的消費者只要讓其在櫃台前多站一會兒，便隨時有可能轉頭出門，在深感在這瞬息萬變的環境，僅有簡單的進銷存功能是無法應變與滿足消費者的需求。

中小企業如何找到最適合的進銷存管理系統

2021年再評比各家廠商ERP系統時，主要的考量為是否有專業的顧問能進行諮詢與輔導，整體的服務資源以及能否因應未來的變動，最終選擇了鼎新電腦的SmartERP。

導入鼎新SmartERP後，門市在銷售時的價格不易出錯，大大降低事後改單、改發票造成的不便，相對減少人力負荷；庫存管理方面，能即時掌握各門市架上的現有庫存，讓顧客對品牌的忠誠度和信任不受到影響，尤其在舉辦促銷活動時，活動效益更能顯著增加；販賣的醫療器材與儀器能進行批號來源追溯，迅速掌握問題商品來源擬定應對措施。

最後更能搭配ERP報表進行不同角度的銷售分析，自由查看各種類商品的排行榜與毛利，快速擬定銷售策略，不僅能滿足消費者的需求，更對公司帶來更大的效益!

希望透過本篇的整理，我們明白企業要成長，管理方式也要改變，好的工具也要搭配好的管理方法，才是最適合中小企業的進銷存管理系統。