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庫存盤點,需要更Smart的管理方式

什麼是庫存盤點

盤點就是企業內部針對倉庫內的物品,透過定期或不定期or部分或全部,一定的方式與程序,與目前認定掌握的數量做比對和核對,確認後進行調整的企業流程。

盤點的目的

  • 確實掌握企業庫存正確數字,目的在於掌握可用資源
    • 確認庫存目前正確的數量,將企業內部電腦庫存數據or人工紀錄數據調整為一致。
    • 有正確庫存數量後,後續企業日常經營需求就能有所依據,業務能夠快速出貨、生管能夠快速排上產線生產,財務能夠快速結算帳務,讓企業營運最佳化。
    • 透過盤點可以清楚了解可避免掉囤積太多貨物或缺貨的情況發生。
  • 評估損失
    • 企業內部營運過程中會有很多的損耗,有的損耗是可視、可控制的或是預防的,有部分的損耗視不容易統計和預防的,透過盤點可清楚瞭解這些損耗狀況。
    • 掌握損益情況,方能真實呈現經營績效和企業獲利。
  • 擬定未來方向加以改善,加強管理
    • 損耗較大的庫存品,進一步分析了解可能發生的原因,進一步制定改善政策,希望能降低耗損、控制耗損。
    • 針對庫齡天數高者進行庫存清除,降低存貨金額。
    • 針對臨近過期商品進行庫存的去化,將報廢降到最低。
    • 依據物品的周轉率進行庫存存貨水平的調整和存貨政策的調整,希望能降低存貨金額。
    • 盤點同時也可進行倉庫庫位的調整,環境的整理,加強倉庫安全性。

盤點的內容

盤點庫存物品的數量:

實際做數量的清點計算確認目前在庫的實際正確數量,然後進一步跟手邊記錄庫存數量做比對,進一步調

整成為一致。

盤點庫存物品的品質狀況:

實際確認在庫物品的品質是否有異常,或是針對有批號效期的物品做失效日期的檢核判斷。

盤點倉庫對於物品保管條件或是各種物品的保管是否有符合要求與安全,或是條碼等標示是否完整。

盤點的步驟

  • 盤點計算制定
    • 盤點前須先制定一份盤點計畫書,將盤點的時間、盤點的人力、盤點的範圍和盤點相關機制步驟等詳細表列清楚,讓盤點能夠清楚正確快速順利執行完畢。
    • 盤點的次數可以依據物品特性和公司行業特性進行規劃,例如高單價或是lead time長的物品可以進行較高頻率的盤點次數,但也須同步考量企業的人力、物力、財力等狀況。
    • 不同環境下盤點要注意事項也會不同,盤點的方法也會有差異,為可能快速準確地完成倉庫盤點作業,可做差異化方式調整。
  • 盤點資料準備
    • 盤點清冊:記錄此次需要盤點的物品清單明細。
    • 盤點卡:一式兩聯,黏貼在倉庫貨架或物品旁。
    • 如果有條碼可以透過工具紀錄。
  • 實際盤點
    • 盤點前需依據盤點計畫編制人員進行培訓和表單紙本填寫重點說明,希望能提高盤點速度,減少錯誤發生。
    • 人工到倉庫進行數量的清點,清點完畢後將實際清點的數量紀錄在盤點卡上面,然後跟電腦核對。
    • 如果可用條碼進行盤點,將盤點後的數量同步在行動裝置上面,可提高盤點的速度和精確性。
    • 盤點區域確定都已經完整盤點完畢。
  • 覆盤確認
    • 為了避免人員錯誤發生,可利用抽盤方式,針對部分物品由不同人員進行第二次的盤點。
    • 盤點結果數據資料可再提交給部門主管進行確認,主管在簽核報表時,對其數量的結果可在核對一次,確保無誤。
  • 數量的調整
    • 盤點數量確認後即可進行帳面數量的調整,將兩邊的數量調整成為一致。
    • 如有系統軟體工具,可自動產生調整單據,自動將數量調整成為盤點數量。
  • 盤點檢討
    • 盤點發現數量不符有落差的物品,進一步需要找出可能的原因和造成的原因。
    • 原因查明後,需針對造成原因進行政策的制定和相關的調整。
    • 可將即將失效或是已經無法使用的物品進行可能的處理。

盤點的方法

  • 盤點依照進行的目的及方式及週期不同,可分為以下幾種
    • 抽樣盤點:由稽核單位或其他管理單位發起突擊性質的盤點,目的是稽核倉庫管理是否有依據公司要求進行日常倉庫的管理,其中包含實際數量和帳面數量的比對。
    • 年終(中)盤點:定期舉辦,大規模且全面的盤點,目的比較屬於公司規定定期需進行的盤點程序。
    • 循環盤點:固定一個周期針對不同類別進行盤點,目的在於增加庫存的正確性,因為年終性的盤點時間相隔太久了,可以透過循環盤點的執行,加強庫存數量的精準度。

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